Microsoft Excel II

MICROSOFT EXCEL AVANZADO

MODULO 7

Función SI ANIDADA

Para utilizar correctamente la función Si anidada debemos utilizar una función SI, como el segundo o el tercer argumento de la función principal a evaluar si una celda tiene una de las tres posibles letras(A,B,C) podemos utilizar la siguiente formula.

ü  =SI(A1=“A”, 100,SI(A1=“B”,80,60))

En donde se colocara 100 si la celda tiene la letra A, 80 si tiene la letra B y si la celda tiene la letra C o cualquier otro valor, se le colocara 60.

Ejemplo hecho en Excel. 

PROTEGER LIBROS EN EXCEL

Para mantener los datos de una hoja de cálculo a salvo e impedir que inesperadamente se realicen cambios en las mismas, Excel permite proteger hojas, celdas así como todo el libro.

Estas herramientas están disponibles en la pestaña Revisar y en el grupo de trabajo denominado Cambios. En donde podrá  observar que están entre otros los iconos Proteger hoja y Proteger libro. 

PASOS PARA APLICAR:

1.    Abra el libro de Excel que desea proteger.

2.    Colóquese  en la hoja a proteger vaya a la ficha  Revisar, dentro del grupo Cambios pulsa en Proteger hoja.

3.    Se abre una ventana nueva, fíjese  que este marcada las casillas  donde dice : Proteger hoja y contenido de las celdas bloqueadas, así como las dos opciones superiores de la lista, luego haga clic en Aceptar.

4.    Si prueba introduciendo datos en la hoja vera que le muestra un mensaje indicando que la hoja es solo de lectura y que no puede modificarla.

Para desproteger la hoja basta con pulsar en el icono Desproteger hoja.

COLOCANDO CONTRASEÑA 

Después de haber seleccionado las celdas que deseamos desbloquear, clic aquí para que Excel desproteja solo las celdas seleccionadas.

Para colocar contraseña a la hoja debemos escribirla en el recuadro que se muestra.

Reconfirmar la contraseña.

COMO DESBLOQUEAR ALGUNAS CELDAS

NOTA: observe bien cuando el candado está abierto y cuando cerrado.

Por lo general las celdas se mantienen bloqueadas, el candado está cerrado.

Antes de bloquear la hoja debemos romper el candado dándole un clic a la opción:

1. Seleccionar las celdas a desbloquear.
2. Ficha inicio grupo celdas
3. Comando formato
4. Opción Bloquear celdas.

Si en algún momento estamos  trabajando en un libro de Excel y dicho archivo será compartido a otras personas, debemos asegurarnos que se respetara  la estructura del mismo, es decir, que no se permita eliminar hojas, ni adicionar nuevas hojas y que tampoco se permita la modificación del nombre de dichas hojas, Excel por defecto lo permite. 

Si no deseas que modifiquen la estructura de tu libro de Excel la opción a utilizar es bloquear el libro con protección de la estructura, los pasos son los siguientes:

PASOS:

      Seleccionar Ficha Revisar

      En grupo Cambios seleccionar opción Proteger libro

      Validar que la opción Estructura esté seleccionada, de lo contrario hacer clic sobre dicha opción

      Ingresa contraseña de bloqueo y Clic en Aceptar

      Repite la contraseña y Clic en Aceptar

      De esta forma la protección de la estructura del libro está bloqueada, para desbloquear o habilitar nuevamente la modificación de la estructura realiza los mismos  pasos que se aplicó en  el bloqueo, solo que esta vez  Excel te solicitará la clave que ingresaste en el bloqueo. 

ORDENAR DATOS EN UNA TABLA

Ordenar los datos es una parte esencial del análisis de datos. Puede que desee poner una lista de nombres en orden alfabético, compilar una lista de niveles de inventario de productos de mayor a menor u ordenar filas por colores o por iconos. Ordenar los datos ayuda a verlos y a comprenderlos mejor, así como a organizarlos y encontrarlos más fácilmente y a tomar decisiones más eficaces.

PASOS PARA ORDENAR:

      

Seleccione un rango de datos, por ej.: (varias filas y columnas o una sola columna).

     

Haga clic en orden ascendente para clasificar (de A a Z o del número menor al mayor).

      

Haga clic en  para clasificar en orden descendente (de Z a A o del número mayor al menor).

Para ordenar según un criterio específico, realice lo siguiente:

      En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Ordenar.

      Aparecerá el cuadro de diálogo Ordenar.

      En la lista Ordenar por, seleccione la primera columna en la que desea ordenar.

      En la lista Ordenar según, seleccione Valores, Color de celda, Color de fuente o Icono de celda.

      NOTA: Cuando se ha aplicado un color especial a las celdas, Excel habilita la opción Filtrar por color

En la lista Orden, seleccione el orden en el que desea aplicar la operación de ordenación: en forma alfabética o numérica, ascendente o descendente (es decir, de la A a la Z o de la Z a la A para texto o bien, de menor a mayor o de mayor a menor para los números).

FILTROS

Concepto:

Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar un subconjunto de datos de un rango y trabajar con el mismo.

Un rango filtrado muestra sólo las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros a los rangos:

ö    Autofiltro, que incluye filtrar por selección, para criterios simples

ö    Filtro avanzado, para criterios más complejos

Pasos para filtrar u ordenar datos:

Filtrar

      Seleccione los datos que desee filtrar.

      En el grupo Ordenar y filtro de la ficha Datos, haga clic en Filtro.

      Haga clic en la flecha  del encabezado de columna para mostrar una lista de la cual puede seleccionar filtros.

Para seleccionar según valores, desactive la casilla de verificación (Seleccionar todo) en la lista. Mediante esta acción se desactivan todas las casillas de verificación. Luego seleccione únicamente los valores que desea ver y haga clic en Aceptar para ver los resultados.

¿Cómo calcular los datos que se duplican?

1. Seleccionar los rangos a trabajar. 
2. Clic en formato condicional. 
3. Clic en Resaltar reglas de celdas. 
4. Duplicar valores. 
5. Después de trabajamos los colores que nos soliciten. 
6. Clic en Aceptar al final.